見積書・請求書をPDFで送る正しい方法

結論：見積書・請求書は①必ずPDFで（Word/Excelのまま送らない） ②ファイル名は「日付＋宛先＋種別」 ③複数枚は1つのPDFにまとめる ④容量が大きい時だけ圧縮 ⑤社印が必要なら電子印鑑で送るのが正解です。順に説明します。

なぜPDFで送るのか

WordやExcelのまま送ると、相手の環境でレイアウトが崩れたり、金額を誤って書き換えられるリスクがあります。PDFなら見た目が固定され、改ざんもされにくいため、見積・請求などの正式書類はPDFで送るのがビジネスの基本マナーです。Excelで作った場合も「PDFで保存（書き出し）」してから送りましょう。

ファイル名の付け方

「見積書.pdf」のような名前は、相手の受信箱で埋もれてしまいます。「20260607_○○御中_御見積書.pdf」のように日付＋宛先＋種別で付けると、相手も自分も後から探しやすくなります。

複数枚は1つのPDFにまとめる

見積書が複数ページ、または「見積書＋内訳＋会社案内」のように分かれている場合は、1つのPDFに結合してから送ります。受け取る側がファイルを何度も開く手間がなくなり、印象も良くなります。→ PDF結合ツール で順番を並べてまとめるだけ。通し番号を付けたい時は ページ番号追加 を使います。

容量が大きい時は圧縮する

図面や写真が入って数MB以上になると、相手のメールで受信できないことがあります。その場合は PDF圧縮 でサイズを落としてから添付します（目安：3MB以下）。文字だけの見積書は元々軽いので圧縮は不要です。

社印・担当印が必要なら電子印鑑

「印刷して押印してスキャンして送り直す」は手間です。PDFに直接電子印鑑を押せば、その場で完了します。電子印鑑・電子署名は SuperAllPDF（月額500円）で18種の印鑑＋カスタム印鑑が使えます。

送付前の最終チェック

• 金額・宛名・日付に誤りがないか
• ファイル名は「日付＋宛先＋種別」になっているか
• 複数枚は1つのPDFにまとまっているか
• 容量は相手が受信できる範囲か（必要なら圧縮）
• 社外秘の控えには 透かし を入れたか

提供：NODE TOKYO（東京都中野区）／公開：2026年6月。無料ツールはブラウザ内で動作し、ファイルを外部送信しません。